、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如对信奉基督教的人士不要选十三号更不要选十三号星期五。伊斯兰教在斋月内白天禁食宴请宜在日落后举行。小型宴请应先征询主宾意见最好相机口头当面约请也可用电话联系。主宾同意后时间即被认为最后确定可以按此约请其他宾客。宴请地点的选择。官方正式隆重的活动一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会在可能条件下宴会厅外另设休息厅（又称等候厅）供宴会前简短交谈用待主宾到达后一起进宴会厅入席。

    （三）出邀请和请柬格式

    各种宴请活动一般均请柬这既是礼貌亦对客人起提醒、备忘之用。便宴经约妥后可亦可不请柬。工作进餐一般不请柬。有些国家邀请最高领导人作为主宾参加活动需单独邀请信其他宾客请柬。

    请柬一般提前一周至二周出（有的地方须提前一个月）以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动仍应补送请柬在请柬右上方或下方注上“toremind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动为确切掌握出席情况往往要求被邀者答复能否出席。遇此请柬上一般用法文缩写注上r.s.v.p.（请答复）字样如只需不出席者答复则可注上regretson1y（因故不能出席请答复）。并注明电话号码。也可以在请柬出后用电话询问能否出席。

    请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名（如以单位名义邀请则用单位名称）。请柬行文不用标点符号所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上）主人姓名放在落款处。请柬格式与行文中外文本差异较大注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写但手写字迹要美观、清晰。

    请柬格式略

    请柬信封上被邀请人姓名、职务书写要准确。国际上习惯对夫妇两人一张请柬我国内遇需凭请柬入场的场合每人一张。正式宴会最好能在请柬之前排好席次并在信封下角注上席次号（tab1eno）。请柬出后应及时落实出席情况准确记载以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动也应对出席率有所估计。

    （四）订菜

    宴请的酒菜根据活动形式和规格在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准主要考虑主宾的喜好与禁忌例如伊斯兰教徒用清真席不用酒甚至不用任何带酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素；也有因身体原因不能吃某种食品的。如果宴会上有个别人有特殊需要也可以单独为其上菜。大型宴请则应照顾到各个方面。菜肴道数和份量都要适宜不要简单地认为海味是名贵菜而泛用其实不少外国人并不喜欢特别是海参。在地方上宜用有地方特色的食品招待用本地产的名酒。无论哪一种宴请事先均应开列菜单并征求主管负责人的同意。获准后如是宴会即可印制菜单菜单一桌两、三份至少一份讲究的也可每人一份。

    （五）席位安排

    正式宴会一般均排席位也可只排部分客人的席位其他人只排桌次或自由入座。无论采用哪种做法都要在入席前通知到每一个出席者使大家心中有数现场还要有人引导。大型的宴会最好是排席位以免混乱。

    国际上的习惯桌次高低以离主桌位置远近而定右高左低。桌数较多时要摆桌次牌。同一桌上席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯男女掺插安排以女主人为准主宾在女主人右上方主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话如夫人出席通常把女方排在一起即主宾

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